Quelle que soit la nature de votre événement, vous devrez prévoir la logistique événementielle adaptée, réalisée par des professionnels.

La logistique événementielle

Parler de logistique événementielle peut paraître réducteur car on imagine souvent juste l’acheminement du matériel et des intervenants sur le lieu de l’événement. En réalité, c’est une activité beaucoup plus riche et complexe qui nécessite de respecter scrupuleusement vos souhaits et votre cahier des charges ainsi qu’un grand nombre de contraintes techniques et sécuritaires.

Le rôle d’un logisticien événementiel est en réalité de soulager le client et ses équipes du travail pénible consistant à mettre en place tous les rouages matériels et techniques pour un événement réussi. A ce titre, il a aussi un rôle de conseil car c’est lui qui, au premier coup d’oeil, vous dira si la disposition de salle que vous avez choisie permet réellement de faire monter sur scène les invités à certains moments, ou si le voltage du lieu va supporter le son et lumière que vous avez prévu.

Le coordinateur événementiel est donc à consulter au plus tôt dans la préparation. C’est aussi le premier à arriver sur l’événement pour organiser le montage des installations et le dernier à partir pour gérer le départ des intervenants et du matériel avant de remettre le lieu en bon état.

La coordination d’événement exige une grande compétence technique (électricité, électronique, installations mécaniques, informatique, etc.) mais surtout du sang-froid, de l’ingéniosité, le soin du détail et de l’exigence !

Les hommes de l’ombre…

Pour vos invités, arriver sur le lieu de l’événement et passer une excellente soirée a quelque chose de magique. Mais en réalité, ce sont bien les équipes logistiques qui permettent que tout se déroule selon le timing prévu et en toute sécurité. De la gestion du parking au transport événementiel, de la décoration du lieu au vestiaire sécurisé, rien ne serait possible sans eux.

…n’ont peur de rien…

Nos logisticiens sont rompus à tous types de travaux sur tous types d’événements, en particulier ceux qui présentent de nombreuses contraintes. Si vous cherchez une régie extérieur par exemple, nous pourrons rendre possible un spectacle ou une grande réunion en extérieur et même dans des endroits originaux comme une plage, un parc ou une ancienne usine désaffectée.

…pas même de la déco !

Dans l’équipe de Régie d’événements, vous trouverez également un décorateur événementiel qui travaille en amont avec les logisticiens. C’est en effet lui qui va mettre visuellement en scène le lieu, lui apporter la couleur et la matière grâce à une décoration extrêmement soignée et adaptée à votre événement : mobilier, art de la table, reflets lumineux dans les verres en cristal, décoration florale, rien n’est laissé au hasard !

Missions de logistique événementielle

Pour que vous puissiez imaginer ce que font nos logisticiens et régisseurs chaque jour, voici une petite liste non-exhaustive des compétences de ces Géo-Trouvetout de l’électronique, de la mécanique et du transport :

  • assister les directeurs de production, régisseurs généraux et vos équipes (conseil, vérifications techniques, recommandations…)
  • aider à la préparation du dossier technique du cahier des charges
  • effectuer sa veille et recenser des solutions techniques innovantes
  • organiser l’acheminement du matériel et des hommes sur site (vécu : y compris faire monter 800 chaises en haut d’une montagne par télécabine…)
  • accomplir toutes les démarches administratives (titres de transport, hébergement, documents d’expédition du matériel, autorisations…)
  • utiliser au mieux les installations sur place en respectant les consignes
  • anticiper les problèmes techniques (couverture wifi, voltage, solidité des installations, nuisances sonores, sols glissants en cas de pluie…)
  • assurer la sécurité des biens et des personnes (consigne, parking, valets, badges d’accès, vérification des invitations, agents de sécurité, etc.)
  • gérer le départ des intervenants et du matériel, remettre le lieu en état
  • suivre les coûts logistiques et faire son rapport auprès du client…

Vous cherchez une équipe de choc à qui déléguer la coordination logistique d’un événement ? Confiez votre projet à notre société de logistique événementielle sans tarder !

Contactez-nous vite pour préparer au mieux votre événement !