Stratégie et Cahier des charges

Votre stratégie événementielle

Établir une stratégie événementielle devient indispensable pour organiser un grand événement ou une série d’événements dans des lieux multiples à différentes dates. Par exemple, organiser un lancement de produits dans plusieurs villes avec le même niveau d’exigence et un scénario cohérent n’est pas une mince affaire.

Nos directeurs de production vous accompagnent pour trouver les solutions les plus pertinentes permettant ce genre d’événements à grande échelle et garantissent un niveau équivalent de prestations sur chaque site choisi. De même, ils travaillent avec vos équipes marketing ou votre agence de communication pour mettre en place une stratégie événementielle efficace et s’assurer que ce moment important génère bien le retour sur investissement attendu, que ce soit en termes de notoriété ou de ventes.

Le cahier des charges de l’événement

Un cahier des charges pour événement est une absolue nécessité lorsque vous travaillez avec Régie d’événements. Ce dernier permet de faire le point sur l’intégralité du projet et de n’en oublier aucun aspect. Nos directeurs de production et régisseurs le complètent avec vous dès le début afin d’envisager, par exemple :

• L’objectif de l’événement : informer, valoriser, lancer un produit, augmenter la notoriété, améliorer l’image de marque de votre société ?
• Les dates et délais prévus : indispensable pour que de chaque côté, nous assignions les ressources humaines nécessaires et pour commencer à réserver le plus tôt possibles les prestataires, les lieux, etc.
• Les invités ou le public visé : comme en marketing, mieux on connaît sa cible, mieux on peut préparer un événement qui lui plaira, le touchera et le convaincra.
• Le programme de l’événement : nos directeurs artistiques vous font des propositions adaptées en fonction de vos idées et souhaits.

Toute cette partie peut déjà avoir été effectuée par votre service interne ou par une autre agence événementielle, auquel cas nous nous positionnerons en tant que régisseurs sur l’événement déjà défini. Nous vous aiderons alors à remplir la partie technique du cahier des charges événementiel :

• Contraintes liées au lieu choisi ou à choisir en fonction du programme
• Contraintes liées au public (accès PMR et mobilier adapté, par exemple)
• Aléas météo et solutions de replis pour les événements en plein air
• Scénographie et jeux de lumière en fonction des interventions scéniques
• Régie son et matériel (ex: prise de parole de participants dans une salle)
• Choix et réservation des hébergements sur place
• Mise à disposition de personnel pour le service, l’animation, la sécurité…
• Accès à l’événement : signalisation, ventousage, décoration des allées…

En 20 ans, Régie d’événements a su se constituer un vaste réseau de prestataires de confiance partout en France et dans les pays voisins afin de pouvoir coordonner vos événements où qu’ils soient et quel que soit le cahier des charges avec le même niveau d’exigence.